Unser Datenschutz-Konzept für Ihre Daten

Es ist eine verantwortungsvolle Aufgabe mit Daten zu arbeiten, welche einen hohen Schutz und einen vertrauensvollen Umgang benötigen. Dies hat in unserem Unternehmen und bei all unseren Mitarbeitern einen sehr hohen Stellenwert. Wichtige Zertifizierungen wie ISO 9001, ISO 14001 und ISO 27001 sind für uns essenzielle Bestandteile für ein effizientes und leistungsstarkes Sicherheitskonzept. Wir gewährleisten einen sicheren und fehlerfreien Transfer der Daten – sowohl physisch als auch digital. Unser Datenschutzkonzept sieht unterschiedlicheSicherheitsaspekte vor, auf welche wir nachfolgend eingehen:

(1) Sicherheit – Rechtlich

Uns ist es wichtig Sie wissen zu lassen, dass wir keine Umsätze durch die Weitergabe oder sogar den Verkauf Ihrer Daten generieren. Zudem werden wir regelmäßig anhand der Datenschutzbestimmungen und der Zertifizierungen geprüft. Ihre Daten werden gemäß Vorschriften der Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) behandelt und gewährleisten ein Datenschutzniveau, welcher über den Anforderungen gemäß Art. 32 (EU-DSGV0) hinausgeht. Mit allen unseren langjährigen Partnern bestehen abgesicherte Verträge. Wir setzen mit der ISO 27001 Zertifizierung ein starkes Zeichen dafür, wie wichtig uns die Sicherheit von Informationen, Daten und Systemen sind. Als zukunftsfähiges Unternehmen müssen wir und unsere Kunden sich schließlich auf eine belastbare Informationstechnik (IT) verlassen können. Jeder

Mitarbeiter wird fortlaufend hinsichtlich der neustens Datenschutzbestimmungen unterrichtet und untersteht natürlich dem Bundesdatenschutzgesetz. Die Verschwiegenheit hat auch nach Beendigung des Vertragsverhältnisses bestand. Weiter gilt selbstverständlich das Post- und Briefgeheimnis.

(2) Sicherheit – Physisch

Unsere ausgebildeten Mitarbeiter überwachen den automatisierten und hochstandardisierten Prozess für Ihre Post. Mit modernster Maschinentechnik wird in einem „Closed Loop“ verfahren gedruckt, kuvertiert, frankiert und mittels einem Rollensystem die Post befördert. Ihre Sendung wird an unseren Partner die Deutsche Post übergeben. Unser verantwortungsvolles Personal unterliegt dem Datenschutz sowie dem Briefgeheimnis und hat zu keinem Zeitpunkt Zugriff auf einzelne Dokumente außerhalb des definierten Prozesses. Ausschließlich unser autorisiertes Personal hat Zugang zum dem zusätzlich gesicherten Bereich für die Verarbeitung Ihrer Post. Unser Druck- und Versandzentrum

wird durch Kameras- und einer Alarmanlage geschützt. Ein externer Sicherheitsdienst überwacht das Gebäude außerhalb der Arbeitszeiten. Kopien der Daten werden ohne Wissen des Auftraggebers nicht erstellt. Hiervon ausgenommen sind Sicherheitskopien, soweit und solange sie zur Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Datenverarbeitung erforderlich sind, sowie Daten, die im Hinblick auf die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich sind. Nach Abschluss der einzelnen Teilleistungen (Veranlassung von Briefsendungen) löschen wir sämtliche zugehörigen Daten und Verarbeitungs- und Nutzungsergebnisse. Zur Vernichtung vorgesehener Dokumente werden diese von uns in einem Sicherheitsbehälter (Stufe 3) bis zum Schreddern gelagert. In einem zertifizierten Prozess werden die Dokumente anschließend dauerhaft und sicher durch ein Partnerunternehmen vernichtet.

(3) Sicherheit – Digital

Für die Speicherung Ihrer Dokumente verwenden wir ausschließlich Speicher- und Serverstrukturen innerhalb Deutschlands. Hierzu sind wir in enger Zusammenarbeit mit einem Partner in Karlsruhe. Aus technischer Sichtweise entspricht die zugrundeliegende Infrastruktur den allerhöchsten Ansprüchen und nutzt ausschließlich die aktuellen Technologien. Ihre Daten werden über eine Peer-to-Peer Verbindung über 256-Bit-SSL übertragen. Sozusagen von Ordner zu Ordner. Bei dem Produkt „LOADMAIL“ entpacken wir die Password-verschlüsselte Mail.

Zugriffe auf Ihre Daten erfolgen nur mit einer gesonderten Berechtigung und neben den Standardprozessen wie, eine doppelte Firewall sowie Kontrollen von Zugängen und Weitergaben. Somit ist ein willkürlicher Zugriff durch unser Personal, oder weiteren Parteien rein technisch ausgeschlossen. Alle Mitarbeiter haben eine Datenschutz- und Geheimhaltungsverpflichtung unterschrieben und werden jährlich neu geprüft.